Thiết kế sảnh văn phòng cần giải quyết đồng thời ba việc: đón khách thuận tiện, thể hiện thương hiệu và sử dụng diện tích hợp lý. Một bộ quầy đẹp hay vách logo nổi bật chỉ là một phần của phương án.
Doanh nghiệp ít khách có thể chỉ cần khu đón tiếp gọn. Văn phòng thường xuyên tiếp đối tác cần tính thêm chỗ chờ, lối đến phòng họp và sự riêng tư.
Trước khi chọn mẫu hoặc hỏi báo giá, hãy xác định sảnh cần phục vụ ai và sử dụng như thế nào. Những gợi ý dưới đây giúp doanh nghiệp lựa chọn cách bố trí, hạng mục đầu tư và phương án triển khai phù hợp.
Sảnh văn phòng của bạn cần đầu tư đến mức nào?
Ít khách đến trực tiếp: Có cần quầy lễ tân riêng?
Không phải văn phòng nào cũng cần một quầy lễ tân lớn. Trước hết, hãy xác định ai tiếp nhận khách, bưu phẩm và giấy tờ hằng ngày.
Nếu lượng khách ít, vị trí hành chính có thể kiêm nhiệm đón tiếp. Khu vực cửa vào vẫn cần biển tên rõ ràng và cách liên hệ người phụ trách. Một vài chỗ ngồi chờ có thể được bổ sung theo nhu cầu.
Nếu thường xuyên giao nhận hồ sơ, nên bố trí điểm tiếp nhận riêng. Cách này giúp hạn chế việc người giao hàng đi sâu vào khu làm việc.
Nên chọn chức năng trước, rồi mới quyết định có làm quầy và làm lớn đến đâu.
Thường xuyên tiếp đối tác: Ưu tiên chỗ chờ và đường đến phòng họp
Với doanh nghiệp đón khách thường xuyên, số người chờ cùng lúc là thông tin quan trọng. Chỉ đếm tổng lượt khách mỗi ngày sẽ khó xác định đủ chỗ ngồi.
Hãy xem thêm thời gian chờ và lịch sử dụng phòng họp. Khách đến theo nhóm cần phương án khác với khách đến riêng lẻ.
Khu chờ nên dễ quan sát từ vị trí tiếp nhận. Lối đến phòng họp cần rõ ràng, hạn chế đi xuyên các cụm bàn nhân viên. Nội dung trao đổi riêng nên chuyển vào phòng phù hợp.
Cần thể hiện thương hiệu: Chọn điểm nhấn để đầu tư
Doanh nghiệp có thể tạo điểm nhấn bằng vách logo, quầy hoặc một mảng vật liệu chủ đạo. Không cần làm mọi bề mặt đều nổi bật.
Trước khi chốt phương án, hãy xem sảnh từ hướng khách bước vào. Logo có dễ đọc không? Ghế chờ có che khuất nhận diện không? Ánh sáng có gây lóa trên bề mặt vật liệu không?
Những vị trí thường xuyên tiếp xúc cần dễ vệ sinh và bảo trì. Logo có đèn nên có cách tiếp cận nguồn điện để sửa chữa khi cần.
| Nhu cầu sử dụng | Chức năng cần ưu tiên | Hướng đầu tư |
| Ít khách, không có lễ tân thường trực | Nhận diện, hướng dẫn liên hệ, chỗ chờ cần thiết | Bố trí gọn, dễ sử dụng |
| Thường xuyên tiếp đối tác | Tiếp nhận, chờ, kết nối phòng họp | Ưu tiên luồng di chuyển và chỗ ngồi |
| Giao nhận hồ sơ nhiều | Điểm tiếp nhận, mặt bàn, lưu trữ | Tách thao tác khỏi khu chờ |
| Chú trọng hình ảnh thương hiệu | Nhận diện đồng bộ, hoàn thiện chỉn chu | Tập trung ngân sách vào điểm nhấn phù hợp |
Bố trí sảnh văn phòng thế nào để đón khách thuận tiện?
Sảnh nhỏ, cửa vào sát khu làm việc
Hãy xác định phạm vi mở cửa và đường đi trước khi đặt quầy. Một bộ sofa quá lớn có thể khiến khách và nhân viên phải tránh nhau khi ra vào.
Ghế rời hoặc băng ghế gọn là lựa chọn đáng cân nhắc. Tuy nhiên, cần kiểm tra cả khoảng sử dụng khi có người ngồi.
Nếu cửa nhìn thẳng vào bàn nhân viên, có thể bố trí vách logo để điều chỉnh tầm nhìn. Vách cần giữ được lối đi thuận tiện và khả năng quan sát của người đón khách.
Với sảnh nhỏ, nên ưu tiên:
- Điểm tiếp nhận dễ nhận biết.
- Chỗ chờ phù hợp lượng khách.
- Đồ nội thất đúng tỷ lệ mặt bằng.
- Lối đi thông thoáng khi các vị trí đều đang sử dụng.
Sảnh dài, hẹp hoặc có cột
Không nên đặt quầy chỉ vì vị trí đó vừa kích thước. Quầy còn cần dễ nhận biết từ cửa và thuận tiện cho người phụ trách.
Với mặt bằng dài, có thể bố trí ghế chờ dọc một bên. Phía còn lại dành cho di chuyển nếu chiều rộng thực tế cho phép.
Cột có thể được xử lý đồng bộ với mảng tường hoặc nhận diện. Tránh ốp trang trí quá dày làm thu hẹp khoảng sử dụng.
Phương án nên được kiểm tra bằng mặt bằng có kích thước. Phối cảnh đẹp chưa thể hiện đầy đủ mọi vướng mắc khi vận hành.
Khách đến đông hoặc thường xuyên phải chờ
Trước khi mua ghế, hãy xác định lượng khách vào thời điểm cao điểm. Một nhóm khách đến cùng lúc có thể cần nhiều chỗ hơn dự kiến ban đầu.
Điểm giao nhận giấy tờ nên được bố trí để không chắn người ra vào. Tài liệu và bưu phẩm cần có chỗ cất, tránh để tràn lên mặt quầy.
Nếu sảnh nằm gần bàn nhân viên, hãy cân nhắc cách hạn chế tiếng trò chuyện. Khu chờ, vật liệu và vách ngăn cần được xem xét cùng nhau.
Cần giữ riêng tư cho khu làm việc phía trong
Kiểm tra tầm nhìn từ cả cửa vào và vị trí ngồi chờ. Đây là hai góc nhìn dễ làm lộ màn hình, hồ sơ hoặc hoạt động nội bộ.
Tùy mặt bằng, có thể dùng vách logo, vách đặc hoặc kính xử lý mờ. Mức độ che chắn cần phù hợp yêu cầu riêng tư và ánh sáng.
Doanh nghiệp có kiểm soát ra vào nên bố trí ranh giới tiếp khách rõ ràng. Người đón khách cần dễ hướng dẫn và hỗ trợ khi có người đến.
Nếu làm lại toàn bộ văn phòng, nên chốt khu đón tiếp cùng phương án thiết kế nội thất văn phòng.
Gợi ý mẫu thiết kế sảnh văn phòng theo nhu cầu sử dụng
Sảnh nhỏ với khu đón tiếp gọn
Phương án này phù hợp với văn phòng có diện tích hạn chế và ít khách chờ. Có thể kết hợp quầy gọn, nhận diện rõ và một số chỗ ngồi cần thiết.
Điểm cần kiểm tra là công năng phía sau quầy. Máy tính, tài liệu và bưu phẩm vẫn cần vị trí sử dụng phù hợp.
Một sảnh nhỏ được tổ chức tốt sẽ thuận tiện hơn việc cố đặt đủ nhiều món nội thất.
Sảnh kết hợp khu chờ cho doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách
Khu chờ có thể sử dụng sofa hoặc ghế rời theo cách đón khách. Ghế rời thuận tiện khi cần thay đổi bố trí. Sofa cần được cân nhắc theo thời gian chờ và hình ảnh tổng thể.
Bàn trà nên có kích thước vừa đủ. Đừng để bàn trở thành vật cản giữa ghế và lối di chuyển.
Vị trí ngồi cần dễ liên hệ với lễ tân, nhưng không gây vướng cho người đang giao dịch tại quầy.
Sảnh trang trọng để tiếp đối tác
Không gian trang trọng cần sự cân đối giữa quầy, vách nhận diện và ánh sáng. Độ hoàn thiện ở mép vật liệu, mối nối và chi tiết logo cũng cần được chú ý.
Có thể sử dụng gỗ, đá hoặc kim loại tại điểm nhấn phù hợp. Việc lựa chọn cần đi cùng ngân sách và khả năng bảo trì.
Bề mặt quá bóng nên được kiểm tra dưới ánh sáng dự kiến. Đồng thời cân nhắc dấu tay, bụi và công việc vệ sinh hằng ngày.
Sảnh kết hợp trưng bày sản phẩm hoặc hồ sơ năng lực
Doanh nghiệp cung cấp vật liệu, thiết bị hoặc sản phẩm có thể tận dụng khu đón tiếp để giới thiệu năng lực.
Kệ trưng bày nên nằm ngoài đường đi chính. Sản phẩm cần dễ quan sát mà không buộc khách đứng chắn trước quầy.
Nếu danh mục thay đổi thường xuyên, hãy ưu tiên hệ kệ linh hoạt. Hệ đèn và vị trí nguồn điện cũng nên được tính ngay từ thiết kế.
Chi phí thiết kế thi công sảnh văn phòng gồm những gì?
Các hạng mục cần tính trong ngân sách
Chi phí làm sảnh phụ thuộc phạm vi công việc và hiện trạng. Hai khu vực có cùng diện tích vẫn có thể cần ngân sách khác nhau.
| Nhóm hạng mục | Nội dung cần làm rõ trong báo giá |
| Khảo sát, thiết kế | Mặt bằng, phối cảnh và hồ sơ triển khai theo thỏa thuận |
| Quầy lễ tân | Kích thước, cấu tạo, vật liệu, phụ kiện và hoàn thiện |
| Vách nhận diện | Hệ nền, logo, chữ, đèn và cách bảo trì |
| Khu chờ | Ghế, bàn, vật liệu bọc và tiện ích cần thiết |
| Trần, sàn, tường | Phần giữ lại, sửa chữa hoặc làm mới |
| Điện và ánh sáng | Đèn, ổ cắm, nguồn logo và thay đổi đường điện |
| Thi công tại công trình | Tháo dỡ, vận chuyển, bảo vệ hiện trạng, lắp đặt, vệ sinh |
Đối với quầy, cần làm rõ cả phần sử dụng phía trong. Báo giá chỉ thể hiện mặt ngoài sẽ khó kiểm soát nhu cầu lưu trữ và thao tác.
Vì sao cùng diện tích nhưng báo giá khác nhau?
Hiện trạng là yếu tố cần xem đầu tiên. Giữ được sàn, trần và hệ điện sẽ tạo phạm vi công việc khác với làm mới toàn bộ.
Vật liệu và cấu tạo cũng ảnh hưởng chi phí. Một mảng ốp phẳng khác với hệ vách có nhiều chi tiết, đèn và cấu kiện riêng.
Điều kiện thi công cần được tính đến. Giờ làm việc, đường vận chuyển và yêu cầu bảo vệ công trình có thể ảnh hưởng phương án triển khai.
Khi so sánh báo giá, hãy kiểm tra:
- Có cùng số lượng và quy cách không?
- Vật liệu, phụ kiện đã được mô tả rõ chưa?
- Đã bao gồm tháo dỡ và hoàn thiện liên quan chưa?
- Vận chuyển, lắp đặt và vệ sinh được tính thế nào?
- Thuế và các khoản loại trừ đã được nêu rõ chưa?
Doanh nghiệp có thể xem thêm báo giá thi công nội thất văn phòng để chuẩn bị ngân sách tổng thể.
Ngân sách giới hạn nên ưu tiên hạng mục nào?
Trước hết, hãy bảo đảm bố trí sử dụng được. Quầy quá lớn hoặc thiếu chỗ cất đồ sẽ khó khắc phục chỉ bằng trang trí.
Tiếp theo là những bề mặt dùng thường xuyên và phần nhận diện chính. Chọn vật liệu phù hợp điều kiện sử dụng thay vì chỉ so giá ban đầu.
Các hạng mục trang trí có thể được giản lược khi chưa cần thiết. Nội thất cũ có thể giữ lại nếu còn tốt và phù hợp phương án mới.
Cách kiểm soát ngân sách là chốt phạm vi, vật liệu và quy cách trước khi thi công.
Cải tạo sảnh khi văn phòng vẫn hoạt động cần chuẩn bị gì?
Kiểm tra phần có thể giữ lại trước khi thiết kế
Hãy bắt đầu từ bất tiện hiện tại: thiếu chỗ chờ, nhận diện cũ hay khách phải đi xuyên khu làm việc?
Sau đó kiểm tra quầy, ghế, vách, trần, sàn và hệ điện. Có hạng mục chỉ cần sửa bề mặt; có hạng mục cần thay đổi cấu tạo.
Phần giữ lại phải được đánh giá cùng thiết kế mới. Giữ một bộ sofa quá lớn có thể khiến cả phương án tiếp tục bất tiện.
Với vách có logo phát sáng, cần kiểm tra nguồn điện và khả năng tiếp cận bảo trì trước khi đóng kín.
Thống nhất kế hoạch thi công và phương án đón khách tạm
Doanh nghiệp nên thống nhất lịch công việc cùng nhà thầu và ban quản lý tòa nhà, nếu có.
Những cấu kiện phù hợp có thể được chuẩn bị trước tại đơn vị gia công. Công việc tại hiện trường cần chia theo điều kiện thực tế.
Cần thống nhất rõ:
- Khu tiếp nhận khách trong thời gian thi công.
- Phạm vi che chắn và bảo vệ tài sản.
- Giờ vận chuyển, lắp đặt và làm việc gây tiếng ồn.
- Việc cô lập điện tại khu vực liên quan.
- Vệ sinh và kiểm tra trước khi đưa sảnh vào sử dụng.
Mức độ ảnh hưởng chỉ có thể đánh giá sau khi khảo sát. Vì vậy, nên làm rõ kế hoạch trước khi chốt thời điểm bàn giao.
Thiết kế thi công sảnh văn phòng tại Anviethouse
Anviethouse cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công nội thất văn phòng, bao gồm khu vực sảnh đón tiếp. Nhu cầu cần được trao đổi theo mặt bằng và cách sử dụng của từng doanh nghiệp.
Cần chuẩn bị gì để được tư vấn sát nhu cầu?
Doanh nghiệp nên gửi mặt bằng và ảnh hiện trạng. Nếu chưa có bản vẽ, có thể cung cấp kích thước sơ bộ để trao đổi ban đầu.
Các thông tin hữu ích gồm:
- Vị trí cửa vào và các phòng liền kề.
- Người phụ trách đón khách.
- Số khách thường chờ cùng lúc.
- Nhu cầu giao nhận hồ sơ hoặc trưng bày.
- Hạng mục muốn giữ lại.
- Ngân sách và thời điểm dự kiến sử dụng.
- Logo, màu sắc và yêu cầu nhận diện.
Thông tin đầu vào rõ sẽ giúp việc trao đổi tập trung hơn. Báo giá chốt cần dựa trên phạm vi và điều kiện đã được xác nhận.
Những nội dung cần thống nhất trước khi triển khai
Phương án thiết kế cần thể hiện quan hệ giữa quầy, chỗ chờ và đường đi. Vật liệu nên được đối chiếu qua mẫu trước khi chốt.
Với đồ đặt theo thiết kế, cần thống nhất kích thước và chi tiết sử dụng. Hồ sơ được duyệt là cơ sở để phối hợp gia công, lắp đặt và nghiệm thu.
Phạm vi hợp đồng cũng cần nêu rõ tiến độ, điều kiện thi công và trách nhiệm các bên. Chính sách bảo hành được xác nhận theo hạng mục và thỏa thuận.
Bạn đang làm mới hoặc cải tạo sảnh văn phòng? Hãy gửi Anviethouse mặt bằng, ảnh hiện trạng và nhu cầu đón khách để trao đổi phương án phù hợp.
Hotline: 0965 445 110
Website: anviethouse.vn
Câu hỏi thường gặp khi thiết kế sảnh văn phòng
Văn phòng nhỏ có thể làm khu đón tiếp mà không cần quầy riêng không?
Có thể, nếu lượng khách ít và có người phụ trách rõ ràng. Khu vực cửa vào vẫn cần nhận diện, hướng dẫn liên hệ và chỗ chờ theo nhu cầu. Doanh nghiệp giao nhận hồ sơ nhiều nên cân nhắc điểm tiếp nhận riêng.
Có thể chỉ cải tạo sảnh và giữ nguyên khu làm việc không?
Có thể thực hiện nếu phạm vi cải tạo phù hợp hiện trạng. Cần kiểm tra hệ điện, vách, trần và các phần kết nối. Nhà thầu nên khảo sát trước khi xác nhận công việc và kế hoạch thi công.
Nên để khách chờ ở sảnh hay đưa vào phòng họp?
Khách chờ ngắn có thể ngồi tại sảnh nếu đủ chỗ. Cuộc trao đổi cần riêng tư nên chuyển vào phòng họp hoặc phòng tiếp khách. Phương án còn phụ thuộc lịch sử dụng phòng và tần suất khách đến.
Cần những gì để nhận báo giá làm sảnh văn phòng?
Hãy chuẩn bị mặt bằng, ảnh hiện trạng và danh sách nhu cầu. Nên cung cấp thêm ngân sách dự kiến, thời điểm sử dụng và hạng mục giữ lại. Đơn vị thực hiện sẽ xác nhận thông tin cần khảo sát trước khi chốt báo giá.
