Làm văn phòng mới cần chuẩn bị bao nhiêu tiền?
Đây là câu hỏi mà hầu hết doanh nghiệp đều đặt ra trước khi bắt đầu dự án.
Thực tế, không có một con số cố định cho mọi văn phòng. Chi phí còn phụ thuộc vào diện tích, mức đầu tư, chất lượng vật liệu và yêu cầu thiết kế.
Nhiều doanh nghiệp chỉ tính chi phí nội thất. Đến khi thi công mới phát sinh thêm điện, điều hòa, mạng, PCCC hoặc chi phí làm ngoài giờ. Kết quả là ngân sách vượt dự kiến hàng trăm triệu đồng.
Nếu lập kế hoạch ngay từ đầu, bạn sẽ:
- Ước tính được tổng ngân sách cần chuẩn bị.
- Hạn chế tối đa các khoản phát sinh.
- Chủ động lựa chọn phương án phù hợp với tài chính.
- Kiểm soát tiến độ thi công dễ dàng hơn.
Trong bài viết này, An Việt House sẽ giúp bạn:
- Biết các khoản chi phí bắt buộc khi làm văn phòng mới.
- Tham khảo ngân sách theo diện tích.
- Học cách lập dự toán chỉ trong 5 bước.
- Tránh những khoản phát sinh mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót.
Chi phí làm văn phòng mới gồm những khoản nào?
Một dự án văn phòng thường gồm 7 nhóm chi phí chính. Hiểu rõ từng khoản sẽ giúp doanh nghiệp lập ngân sách chính xác hơn.
| Hạng mục | Tỷ trọng tham khảo |
| Thiết kế văn phòng | 3–8% |
| Thi công hoàn thiện | 35–45% |
| Nội thất văn phòng | 25–40% |
| Hệ thống điện, mạng, IT | 5–10% |
| Điều hòa, thông gió | 5–10% |
| Thiết bị văn phòng | 5–10% |
| Chi phí dự phòng | 5–15% |
Dưới đây là những khoản bạn cần chuẩn bị.
-
Chi phí thiết kế văn phòng
Đây là khoản đầu tư giúp doanh nghiệp tránh sửa chữa và phát sinh khi thi công.
Một bộ hồ sơ thiết kế thường gồm:
- Mặt bằng bố trí nội thất.
- Phối cảnh 3D.
- Hồ sơ kỹ thuật thi công.
- Hồ sơ điện, chiếu sáng, điều hòa nếu cần.
Một thiết kế tốt giúp tối ưu công năng, tiết kiệm vật tư và rút ngắn thời gian thi công.
-
Chi phí thi công hoàn thiện
Đây thường là khoản chi lớn nhất.
Bao gồm các hạng mục như:
- Trần.
- Sàn.
- Sơn tường.
- Vách kính.
- Vách thạch cao.
- Cửa.
- Hệ thống chiếu sáng.
- Hoàn thiện điện nước.
Nếu văn phòng là mặt bằng thô, chi phí sẽ cao hơn so với việc cải tạo văn phòng cũ.
-
Chi phí nội thất văn phòng
Khoản này phụ thuộc vào quy mô và mức đầu tư.
Thông thường sẽ bao gồm:
- Bàn làm việc.
- Ghế văn phòng.
- Tủ hồ sơ.
- Quầy lễ tân.
- Phòng họp.
- Sofa tiếp khách.
- Pantry.
Doanh nghiệp nên ưu tiên các sản phẩm có độ bền cao để giảm chi phí thay thế trong tương lai.
-
Chi phí hệ thống điện, mạng và IT
Đây là khoản rất dễ bị quên khi lập ngân sách.
Bao gồm:
- Đi dây điện.
- Ổ cắm.
- Mạng LAN.
- Wifi.
- Camera.
- Máy chủ.
- Tủ Rack.
- Thiết bị mạng.
Nếu văn phòng có nhiều nhân sự, hệ thống IT cần được tính toán ngay từ đầu để tránh nâng cấp sau này.
-
Chi phí điều hòa và thông gió
Điều hòa ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc.
Chi phí gồm:
- Máy điều hòa.
- Đường ống.
- Dàn nóng.
- Dàn lạnh.
- Thi công lắp đặt.
- Hệ thống thông gió nếu cần.
Doanh nghiệp không nên chọn công suất theo cảm tính. Thiết kế đúng sẽ tiết kiệm điện và tăng tuổi thọ thiết bị.
-
Chi phí thiết bị văn phòng
Ngoài nội thất, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị:
- Máy in.
- Máy photocopy.
- Máy chiếu.
- TV phòng họp.
- Thiết bị họp trực tuyến.
- Máy chấm công.
Tùy quy mô, khoản này có thể chiếm từ 5–10% tổng ngân sách.
-
Chi phí dự phòng
Đây là khoản nhiều doanh nghiệp bỏ qua nhất.
Trong quá trình thi công có thể phát sinh:
- Thay đổi thiết kế.
- Bổ sung vật liệu.
- Thi công ngoài giờ.
- Điều chỉnh hệ thống điện.
- Chi phí vận chuyển.
Lời khuyên: Hãy dành khoảng 10% ngân sách làm quỹ dự phòng. Khoản này sẽ giúp dự án không bị gián đoạn khi có phát sinh.
Chi phí làm văn phòng theo diện tích
Chi phí làm văn phòng mới không được tính theo một mức cố định. Trên thực tế, các đơn vị thi công thường dự toán dựa trên diện tích, mức đầu tư và yêu cầu thiết kế.
Nếu đã biết diện tích văn phòng, bạn có thể ước tính ngân sách ban đầu theo bảng dưới đây.
Chi phí làm văn phòng theo mức đầu tư
| Mức đầu tư | Chi phí tham khảo |
| Cơ bản (Basic) | 2,5 – 5 triệu đồng/m² |
| Tiêu chuẩn (Standard) | 5 – 8 triệu đồng/m² |
| Cao cấp (Premium) | 8 – 12+ triệu đồng/m² |
Lưu ý: Mức chi phí trên mang tính tham khảo. Báo giá thực tế còn phụ thuộc vào hiện trạng mặt bằng, vật liệu, nội thất và yêu cầu kỹ thuật của từng doanh nghiệp.
Dự toán chi phí theo diện tích văn phòng
Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung nhanh ngân sách cần chuẩn bị.
| Diện tích | Gói cơ bản | Gói tiêu chuẩn | Gói cao cấp |
| 100 m² | 250 – 500 triệu | 500 – 800 triệu | 800 triệu – 1,2 tỷ |
| 200 m² | 500 triệu – 1 tỷ | 1 – 1,6 tỷ | 1,6 – 2,4 tỷ |
| 300 m² | 750 – 1,5 tỷ | 1,5 – 2,4 tỷ | 2,4 – 3,6 tỷ |
| 500 m² | 1 tỷ – 2,5 tỷ | 2,5 – 4 tỷ | 4 – 6 tỷ |
Đây là mức đầu tư được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi làm văn phòng mới hoặc cải tạo văn phòng.
Chi phí làm văn phòng 100m²
Với doanh nghiệp từ 10–20 nhân sự, văn phòng 100m² là lựa chọn khá phổ biến.
Ngân sách thường dao động từ 250–800 triệu đồng, tùy mức đầu tư.
Khoản chi lớn nhất thường là:
- Nội thất.
- Thi công hoàn thiện.
- Điều hòa.
- Hệ thống điện.
Nếu doanh nghiệp đã có sẵn một phần nội thất, tổng chi phí có thể giảm đáng kể.
Chi phí làm văn phòng 200m²
Văn phòng 200m² phù hợp với doanh nghiệp khoảng 20–40 nhân sự.
Ngân sách tham khảo từ 500 triệu đến 1,6 tỷ đồng.
Ngoài khu vực làm việc, diện tích này thường có thêm:
- Phòng họp.
- Phòng giám đốc.
- Pantry.
- Khu tiếp khách.
Đây cũng là giai đoạn doanh nghiệp nên đầu tư bài bản vào hệ thống mạng, điện và điều hòa để đáp ứng nhu cầu mở rộng sau này.
Hình ảnh thi công thực tế khu làm việc chung
Chi phí làm văn phòng 300m²
Đây là quy mô được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn.
Tổng ngân sách thường dao động từ 750 triệu đến 2,4 tỷ đồng.
Chi phí tăng không chỉ vì diện tích lớn hơn mà còn do bổ sung nhiều không gian chức năng như:
- Phòng họp lớn.
- Khu đào tạo.
- Phone Booth.
- Pantry.
- Khu thư giãn.
- Không gian tiếp khách.
Ở quy mô này, việc thiết kế ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí thi công và hạn chế sửa đổi sau khi đưa vào sử dụng.
Chi phí làm văn phòng 500m²
Văn phòng 500m² thường dành cho doanh nghiệp có từ 70 nhân sự trở lên.
Ngân sách tham khảo từ 1 tỷ đến 6 tỷ đồng, tùy mức đầu tư.
Ngoài các hạng mục cơ bản, doanh nghiệp thường đầu tư thêm:
- Khu đa năng.
- Phòng hội thảo.
- Không gian sáng tạo.
- Hệ thống kiểm soát ra vào.
- Phòng server riêng.
Với diện tích lớn, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị thiết kế và thi công trọn gói để đồng bộ chất lượng, kiểm soát tiến độ và hạn chế phát sinh.
Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí làm văn phòng
Cùng một diện tích nhưng tổng chi phí có thể chênh lệch hàng trăm triệu đồng. Dưới đây là những yếu tố quyết định ngân sách của dự án.
Hiện trạng mặt bằng
Mặt bằng thô thường có chi phí hoàn thiện cao hơn.
Ngược lại, nếu chỉ cải tạo văn phòng cũ và tận dụng được hạ tầng hiện có, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể.
Chất lượng vật liệu
Sàn, trần, kính, gỗ và sơn đều có nhiều phân khúc giá.
Lựa chọn vật liệu phù hợp sẽ giúp cân bằng giữa chi phí đầu tư và tuổi thọ sử dụng.
Mức độ đầu tư nội thất
Nội thất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách.
Nếu sử dụng nội thất đặt đóng theo thiết kế riêng, chi phí sẽ cao hơn so với các sản phẩm tiêu chuẩn.
Yêu cầu kỹ thuật
Những văn phòng cần:
- Phòng server.
- Phòng cách âm.
- Hệ thống PCCC.
- Kiểm soát ra vào.
- Điều hòa trung tâm.
…sẽ có chi phí cao hơn văn phòng thông thường.
Tiến độ thi công
Nếu cần hoàn thành gấp hoặc thi công ngoài giờ hành chính, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí nhân công và quản lý.
Cách lập ngân sách làm văn phòng chỉ với 5 bước
Lập ngân sách ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và hạn chế phát sinh trong quá trình thi công.
Bạn có thể thực hiện theo 5 bước dưới đây.
Bước 1. Xác định diện tích văn phòng
Diện tích là cơ sở để dự toán tổng chi phí.
Hãy xác định chính xác diện tích sử dụng trước khi lên kế hoạch.
Ví dụ:
- 100 m²
- 200 m²
- 300 m²
- 500 m²
Nếu chưa thuê mặt bằng, bạn nên xác định trước số lượng nhân sự để lựa chọn diện tích phù hợp.
Bước 2. Xác định nhu cầu sử dụng
Đừng chỉ tính số lượng bàn làm việc.
Hãy liệt kê đầy đủ các không gian doanh nghiệp cần sử dụng.
Ví dụ:
- Khu làm việc chung.
- Phòng giám đốc.
- Phòng họp.
- Quầy lễ tân.
- Pantry.
- Khu tiếp khách.
- Phone Booth.
- Kho lưu trữ.
Danh sách càng rõ, dự toán càng chính xác.
Bước 3. Chọn mức đầu tư phù hợp
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư cao cấp.
Hãy lựa chọn gói đầu tư theo ngân sách và định hướng phát triển.
| Mức đầu tư | Phù hợp với |
| Cơ bản | Startup, văn phòng nhỏ |
| Tiêu chuẩn | Doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| Cao cấp | Doanh nghiệp lớn, văn phòng đại diện, trụ sở |
Xác định đúng mức đầu tư sẽ giúp tránh tình trạng cắt giảm hạng mục khi dự án đang triển khai.
Bước 4. Lập dự toán cho từng hạng mục
Đừng chỉ nhìn vào tổng chi phí.
Hãy chia ngân sách theo từng hạng mục để dễ kiểm soát.
Ví dụ:
| Hạng mục | Tỷ trọng tham khảo |
| Thi công hoàn thiện | 40% |
| Nội thất | 30% |
| Điện, mạng, IT | 8% |
| Điều hòa | 7% |
| Thiết kế | 5% |
| Thiết bị văn phòng | 5% |
| Dự phòng | 5% |
Khi có bảng phân bổ này, doanh nghiệp sẽ dễ điều chỉnh nếu cần tối ưu ngân sách.
Bước 5. Dự phòng ít nhất 10% ngân sách
Đây là bước rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua.
Trong quá trình thi công luôn có khả năng phát sinh như:
- Thay đổi thiết kế.
- Bổ sung ổ cắm hoặc đường mạng.
- Thay đổi vật liệu.
- Thi công ngoài giờ.
- Điều chỉnh hệ thống điều hòa.
Khoản dự phòng sẽ giúp dự án không bị gián đoạn khi có thay đổi.
Mẹo: Nếu tổng ngân sách dự kiến là 2 tỷ đồng, hãy chuẩn bị thêm khoảng 200 triệu đồng cho các khoản phát sinh.
Những khoản chi phí dễ bị bỏ sót khi làm văn phòng
Nhiều doanh nghiệp lập ngân sách rất kỹ nhưng vẫn vượt dự toán.
Nguyên nhân là họ chưa tính đến những chi phí nhỏ nhưng cộng dồn thành khoản đáng kể.
Hãy kiểm tra danh sách dưới đây trước khi bắt đầu dự án.
-
Chi phí tháo dỡ và xử lý hiện trạng
Nếu cải tạo văn phòng cũ, doanh nghiệp có thể phải chi cho:
- Tháo dỡ vách ngăn.
- Gỡ trần.
- Thu gom và vận chuyển phế thải.
- Xử lý mặt bằng trước khi thi công.
Khoản này thường bị bỏ quên khi lập ngân sách.
-
Chi phí xin phép thi công
Nhiều tòa nhà yêu cầu:
- Đăng ký thi công.
- Đặt cọc thi công.
- Phí quản lý.
- Phí làm việc ngoài giờ.
Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định của ban quản lý ngay từ đầu.
-
Chi phí vận chuyển và lắp đặt
Đừng chỉ tính giá mua nội thất.
Bạn cũng cần tính đến:
- Vận chuyển.
- Bốc xếp.
- Đưa hàng lên tầng.
- Lắp đặt hoàn thiện.
Đặc biệt với các tòa nhà cao tầng, khoản này có thể khá lớn.
-
Chi phí hạ tầng công nghệ
Nhiều doanh nghiệp chỉ mua máy tính mà quên hệ thống đi kèm.
Ví dụ:
- Wifi.
- Switch.
- Tủ Rack.
- Camera.
- Máy chủ.
- Tổng đài điện thoại.
- Thiết bị họp trực tuyến.
Nếu bổ sung sau khi hoàn thiện, chi phí sẽ cao hơn do phải tháo lắp và đi lại hệ thống.
-
Chi phí biển hiệu và nhận diện thương hiệu
Đây là hạng mục thường được triển khai ở giai đoạn cuối.
Bao gồm:
- Logo tại quầy lễ tân.
- Biển tên công ty.
- Biển chỉ dẫn.
- Decal kính.
- Hệ thống nhận diện trong văn phòng.
Nên đưa khoản này vào dự toán ngay từ đầu để tránh phát sinh.
-
Chi phí chuyển văn phòng
Nếu chuyển từ địa điểm cũ sang văn phòng mới, doanh nghiệp cần tính thêm:
- Thuê xe vận chuyển.
- Tháo lắp nội thất.
- Đóng gói thiết bị.
- Nhân công bốc xếp.
- Lắp đặt lại tại văn phòng mới.
Checklist kiểm tra trước khi chốt ngân sách
Trước khi ký hợp đồng thi công, hãy đảm bảo bạn đã tính đủ các khoản sau:
☐ Chi phí thiết kế.
☐ Chi phí thi công hoàn thiện.
☐ Nội thất văn phòng.
☐ Điều hòa và thông gió.
☐ Điện, mạng và hệ thống IT.
☐ Thiết bị văn phòng.
☐ Biển hiệu và nhận diện thương hiệu.
☐ Chi phí xin phép thi công.
☐ Chi phí vận chuyển.
☐ Chi phí dự phòng từ 10–15%.
5 cách tiết kiệm 10–20% chi phí khi làm văn phòng mới
Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt giảm chất lượng.
Quan trọng là đầu tư đúng hạng mục và có kế hoạch ngay từ đầu. Dưới đây là 5 cách được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
-
Lập thiết kế trước khi thi công
Nhiều doanh nghiệp muốn tiết kiệm nên bỏ qua bước thiết kế.
Thực tế, đây lại là nguyên nhân khiến chi phí phát sinh nhiều nhất.
Khi không có bản vẽ chi tiết, nhà thầu phải điều chỉnh trong quá trình thi công. Việc tháo dỡ và làm lại sẽ tốn thêm thời gian lẫn chi phí.
Một bộ hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh giúp:
- Dự toán chính xác hơn.
- Hạn chế thay đổi khi thi công.
- Kiểm soát vật tư dễ dàng.
- Đảm bảo tiến độ dự án.
-
Lựa chọn đơn vị thiết kế và thi công trọn gói
Nếu thuê nhiều đơn vị riêng lẻ, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian làm việc và khó kiểm soát trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh.
Đơn vị thiết kế và thi công trọn gói thường mang lại nhiều lợi ích:
- Đồng bộ từ ý tưởng đến thi công.
- Dự toán rõ ràng ngay từ đầu.
- Tiết kiệm thời gian quản lý.
- Hạn chế phát sinh chi phí.
Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp muốn tối ưu tiến độ và ngân sách.
-
Tận dụng nội thất còn sử dụng tốt
Không phải hạng mục nào cũng cần thay mới.
Bạn có thể giữ lại:
- Tủ hồ sơ.
- Ghế làm việc.
- Bàn họp.
- Thiết bị văn phòng.
- Máy in.
Khoản tiết kiệm này có thể lên tới hàng trăm triệu đồng, đặc biệt với các văn phòng lớn.
-
Chọn vật liệu phù hợp thay vì đắt nhất
Vật liệu cao cấp chưa chắc là lựa chọn tối ưu.
Điều quan trọng là phù hợp với nhu cầu sử dụng và hình ảnh doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Sàn SPC có thể thay thế sàn gỗ tự nhiên trong nhiều không gian.
- Vách kính kết hợp thạch cao giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Bàn làm việc bằng gỗ công nghiệp chất lượng cao vẫn đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng lâu dài.
Một đơn vị thiết kế giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn lựa chọn vật liệu có hiệu quả đầu tư cao nhất.
-
Chuẩn bị kế hoạch rõ ràng trước khi thi công
Rất nhiều khoản phát sinh đến từ việc thay đổi yêu cầu giữa chừng.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên thống nhất:
- Số lượng nhân sự.
- Công năng từng khu vực.
- Phong cách thiết kế.
- Danh mục nội thất.
- Ngân sách tối đa.
Chuẩn bị càng kỹ, dự án càng ít phát sinh và hoàn thành đúng tiến độ.
Câu hỏi thường gặp về chi phí làm văn phòng mới
Làm văn phòng 100m² cần bao nhiêu tiền?
Chi phí tham khảo từ 250–800 triệu đồng, tùy hiện trạng mặt bằng và mức đầu tư.
Nếu tận dụng được nội thất hoặc hạ tầng sẵn có, tổng chi phí có thể thấp hơn.
Chi phí nội thất thường chiếm bao nhiêu?
Thông thường, nội thất chiếm khoảng 25–40% tổng ngân sách.
Tỷ lệ này sẽ tăng nếu doanh nghiệp sử dụng nội thất thiết kế riêng hoặc vật liệu cao cấp.
Có nên thuê đơn vị thiết kế riêng?
Có.
Thiết kế giúp doanh nghiệp dự toán chính xác, tối ưu công năng và hạn chế phát sinh trong quá trình thi công.
Đây là khoản đầu tư giúp tiết kiệm chi phí về lâu dài.
Nên chọn thi công trọn gói hay thuê nhiều nhà thầu?
Nếu muốn tiết kiệm thời gian và dễ kiểm soát chất lượng, doanh nghiệp nên chọn đơn vị thiết kế và thi công trọn gói.
Phương án này giúp đồng bộ thiết kế, tiến độ và ngân sách trong suốt quá trình thực hiện.
Nên dự phòng bao nhiêu chi phí phát sinh?
Mức an toàn là khoảng 10–15% tổng ngân sách.
Khoản dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các thay đổi mà không ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Kết luận
Làm văn phòng mới là khoản đầu tư quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Một kế hoạch ngân sách rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí, hạn chế phát sinh và đảm bảo tiến độ.
Trước khi bắt đầu, hãy xác định diện tích, nhu cầu sử dụng và mức đầu tư phù hợp. Đồng thời, đừng quên dành một khoản dự phòng để xử lý những chi phí ngoài kế hoạch.
Nếu được chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn sở hữu một không gian làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài.
Bạn đang chuẩn bị làm văn phòng mới nhưng chưa biết cần bao nhiêu ngân sách?
An Việt House hỗ trợ doanh nghiệp:
- Khảo sát mặt bằng miễn phí.
- Tư vấn phương án thiết kế phù hợp với ngân sách.
- Lập dự toán chi tiết trước khi thi công.
- Thiết kế và thi công văn phòng trọn gói.
- Đồng hành từ ý tưởng đến khi bàn giao.
👉 Liên hệ An Việt House ngay hôm nay để nhận tư vấn và dự toán sơ bộ, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch đầu tư và hạn chế tối đa các khoản phát sinh.
